Сравнение отечественных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Задача строгого ранжирования объектов. Алгоритм принятия решений при оперативном учете хода производства. Модели организации знаний в базе знаний. Выводы по главе 3. Реализация и оценка эффективности алгоритма принятия решений при оперативном учете хода производства в системе электронного документооборота. Организация взаимодействия системы электронного документооборота и базы знаний. Тестирование алгоритма принятия решений. Оценка эффективности внедрения предлагаемых методов и алгоритмов принятия решений на производственном предприятии. Определение экономической эффективности от внедрения средств автоматизации принятия решений.

Документ и документооборот. Жизненный цикл документа

На стенде компании можно было познакомиться с ключевыми возможностями универсальной системы управления документами 1С: Архив обеспечивает коллективную работу с документами любых типов как по локальной сети, так и по Интернет. На стенде можно было получить информацию и о других разработках фирмы 1С: Предприятие" для автоматизации офисной и учетной деятельности, правовые базы данных, обучающие программы, игры и пр.

Этот программный продукт может вводить данные с различных типов форм, соответствующих простым требованиям машиночитаемости.

Система электронного документооборота должна помогать в решении территориально-распределенной структурой управления, что позволяет хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Сбросить - маршрутизация - маршрутизация - динамическое определения маршрута движения документа от одного пользователя к другому, которое может быть задано пользователем, который в данный момент работает с документом. - система управления документооборота, программное обеспечение, которое обеспечивает организацию документооборота предприятия. , управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией , управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией — система поддержания полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Является стандартом для реляционных баз данных, которые широко используются для хранения метаданных в СЭД. Автор документа Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. Администратор а Администратор а - роль пользователя в системе. Отвечает за повседневное применение регламента работы со служебными документами в организации.

Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса. ДЕЛО Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.

логической и структурных моделей системы электронного документооборота, который при движении документов использует как электронные, так и .. Логика построения системы электронного документооборота на этом структурные компоненты: модуль для проектирования бизнес-процессов и.

В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критериев: Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческого персонала, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась"под себя" и в тоже время она должна быть"коробочным" продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым,"безболезненным" и желательно без отрыва от производственной деятельности.

Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт делопроизводство, системы управления документами либо автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов.

Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей, к примеру, ЭЦП, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, -приложений и т. Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора.

2.3. Различные подходы к реализации систем электронного документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации создания, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Основными задачами автоматизации документооборота являются: Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организации создается множество повторяющихся документов: Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны. Формы и шаблоны документов.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное Получение документа из электронного хранилища еще не гарантирует, что хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику.

Концептуально система делится на две части: Система базируется на технологиях рис. Платформа состоит из ряда компонентов, необходимых для получения законченных решений. Конечное решение на базе платформы может быть получено или только средствами настройки существующих компонентов платформы, или разработкой новых приложений или решений, либо сочетанием этих двух подходов.

Расскажем о них подробнее. Не надо следить за своевременностью исполнения задания, система предоставит всю необходимую информацию; - централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов. Любая информация оказывается под рукой в считанные минуты; - возможность накапливать информацию о прохождении процессов и использовать эту информацию для реинжиниринга. Зная прошлое, можно управлять будущим.

Нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений; - тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования. Задания доставляются непосредственно в почтовый ящик и могут планироваться в ; - полная поддержка интернет-доступа. Пользователь может работать с любого компьютера как в корпоративной сети, так и в сети Интернет; - единая аутентификация в системе независимо от используемого приложения.

Нет необходимости вводить пароли при доступе к приложениям; - единая очередь задании для всех процессов и приложений. Система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий. Администраторы управляют структурой и созданием резервных копий единой системы, а не множества разрозненных приложений; - средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей.

Бизнес-аналитика как важный компонент современных СЭД/ЕСМ-систем

Объяснительная записка - не наказание, а средство коммуникации После внедрения системы затраты на эти же операции составляют чуть больше человеко-дней. Значит, внедрение системы позволило экономить каждый месяц человеко-дней. Очевидно, вклад данного фактора в экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота в данном случае прямо пропорционален числу использующих ее сотрудников организации.

Чем больше организация, чем большее число сотрудников пользуются в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии. Конечно же, приведенные выше выкладки являются условными и приближенными, однако они иллюстрируют основные принципы расчета. На практике при использовании данной методики обычно требуется более точная оценка, учитывающая, в частности, распределение затрат рабочего времени по видам документов, а также различный уровень оплаты труда сотрудников, занимающихся регистрацией документов или принимающих участие в согласовании либо выполняющих другие операции над документами.

ДС Технологии электронного документооборота . устанавливать функциональные и временные связи между структурными элементами; .. хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

В данном случае речь идет об"управлении корпоративной информацией", то есть прямом аналоге СЭД. Внедрение СЭД, как правило, направлено на решение следующих задач: -системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. определяет современные -системы как реализующие следующие ключевые компоненты: Большинство из перечисленных выше функций используются в процессах документооборота на предприятии.

Само понятие документооборота можно определить как — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления ГОСТ Р ; комплекс работ с документами: Основной единицей работы в системе документооборота является электронный документ. Электронный документ ЭД — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью ЭЦП и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов часто этот набор называют карточкой документа.

Управление документооборотом

Внедрение электронной подписи, какие основные сценарии работы и варианты применения для компаний различных размеров и сфер деятельности? Использование мобильных устройств при электронном документообороте — каких решений и продуктов не хватает для полноценной работы? Какие решения и продукты вы рекомендуете, и в чем их основные достоинства? Такие подводные камни существуют в любой организации. Позиция руководства подчас является основным критерием успеха внедрения, так как нежелание некоторых сотрудников проходить обучение, менять привычные рабочие процессы в угоду автоматизации, и другие моменты, связанные с человеческим фактором, могут свести на нет все преимущества автоматизации, если у руководства нет четкой позиции по этому вопросу.

обмен документами внутри и между структурными (атрибутов) документов ; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы. Электронная цифровая подпись. Электронный сертификат. Электронная цифровая подпись(ЭЦП) предназначена для защиты.

Электронный документооборот организации - обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов. Для каждого из пользователей ведутся индивидуальные списки доступной адресации при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при прохождении документа. Система автоматически отслеживает и сопоставляет плановые нормативные и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры.

Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить — кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе. В платформе - реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 9. Компоненты СЭД. - презентация

Понятие электронного документооборота Бурное развитие информационных технологий, начавшееся в середине прошлого века, дало возможность перейти к электронному документообороту. Первые системы электронного документооборота СЭД появились в банковской сфере. В дальнейшем системы электронного документооборота стали широко применяться и для обмена другой коммерческой информацией [13].

В последние время подобные системы стали активно внедряться и в нашей стране:

Совместная работа и подготовка проектов документов. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и . компонентом для системы электронного документооборота «ДЕЛО».

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Быстрый перевод документов в электронный вид. Надежное хранение и быстрый поиск. Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы. Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства. В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать: Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике.

В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота; - Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

«ДЕЛО» - Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Ученый секретарь диссертационного совета Д Общая характеристика работы Актуальность проблемы. Разработка методов интеграции информационных ресурсов -одна из наиболее актуальных проблем в области информационных систем. Особенно большое внимание она стала привлекать в последние годы в виду высокой гетерогенности информационных источников данных.

Решение проблемы интеграции разнородных баз и хранилищ данных Разбиение электронного документа, написанного на естественном движения и управления электронными докумеш-ами, бизнес-процессы на предприятии. . Структурную модель в дескряпционной логике можно определить как О.

Как создается территориально-распределенная система электронного документооборота"Кадровик. Кадровое делопроизводство", , 11 Как создается территориально-распределенная система электронного документооборота В статье рассмотрены современные проблемы документационного обеспечения управления и документооборота в территориально распределенной организации. Автором уточнены термины и предложена концептуальная модель территориально-распределенной системы электронного документооборота, позволяющая обеспечить наиболее оптимальный обмен данными, снизить нагрузку на каналы связи, сократить временные и трудовые затраты.

Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления далее - ДОУ [1]. Так, в Постановлении Правительства РФ от Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в т.

«Логика: АРХИВ»

Тиражные СЭД, представленные на российском рынке В обзоре приведено описание продуктов и решений, по состоянию на конец года. Данное ПО обеспечивает эффективную работу с внутренними, входящими и исходящими документами любых типов, коллективную работу с корпоративным хранилищем данных, автоматизацию бизнес-процессов, учет рабочего времени, полноценную работу с системой через веб-браузер и многое другое. Компания обладает набором решений в области управления документами.

Опять же хочется попенять авторам документа за отсутствие детальной структуры требований. постараюсь вместо этого сгруппировать их, используя свою логику. взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность отправить документ в другое хранилище;.

Менеджмент ИТ Системы управления документами возникли в начале х годов в ответ на растущую потребность совместного использования, хранения и поддержки электронных документов различных форматов, доля которых в общем объеме документооборота предприятий год от года увеличивалась. К этому времени предприятия уже испытывали большие трудности с обработкой информации: Дальнейшее развитие технологии управления документами получили в связи с распространением на процессно-ориентированной методологии управления.

В основе этой методологии лежит поддержка ключевых бизнес-процессов, пронизывающих функциональные подразделения традиционной иерархической или дивизионной организационной структуры предприятия рис. Возможности систем управления документами существенно расширились за счет функциональности , а автоматизация бизнес-процессов, ориентированных на документы, послужила ключом к дальнейшему повышению эффективности предприятий.

Потребовалось десять лет для того, чтобы технологии управления документами вошли в практику корпоративных информационных систем.

Программа для электронного документооборота